Gerente de Pré-Venda e educação da WA/1 empresa do grupo WA, focado no ERP SAP.
Diretor de Marketing da Le Lilas, empresa especializada em organização pessoal e de ambientes.
Estudioso do assunto gerenciamento do tempo e produtividade pessoal, pela necessidade do dia a dia.
Hoje começa um martírio para grande parte da população brasileira... Fazer a declaração de IR. Mas por que? Por que é difícil fazê-la? Não... se prestarmos atenção, gastamos apenas alguns minutos para efetivamente construí-la... O problema é descobrir onde estão aqueles recibos médicos... Onde foi colocado aquelas contas da escola... Onde pus a correspondência do banco com o resumo do ano...
A desorganização nos cobra um preço alto justamente no momento que mais precisamos daquilo que não organizamos. Existem pesquisas que medem este desperdício de tempo em até 6 semanas por ano. Eu particularmente acredito em até mais do que isso. O IR apenas é um sintoma de algo que acontece durante todo o ano.
Na verdade deixamos desorganizadas tanto nossas informações eletrônicas (e-mails, arquivos de computador, musicas MP3...etc.), como nossas informações físicas (contas, extratos, cartas do banco).
Porque não aproveitarmos esse momento para nos organizar? A primeira coisa a fazer é criarmos uma taxonomia pessoal, que servirá tanto para a informação eletrônica como a física. Escreva num papel as suas categorias principais e secundárias. Essa taxonomia vai servir tanto para a organização física, como a virtual, no seu computador, ou para as suas mensagens de e-mail por exemplo.
Para a organização virtual, crie pastas no seu computador e na sua ferramenta de e-mail seguindo as categorias e subcategorias que você bolou para a sua taxonomia.
Para a organização física separe por ambientes, pastas, gavetas, conforme a sua disponibilidade de espaço. Eu, particularmente gosto dos sistemas de pasta suspensa, poderíamos usar por exemplo pastas coloridas para a categoria principal e as etiquetas para as subcategorias...
Manter a organização, não é difícil. Basta criar o hábito de jogar fora ou arquivar imediatamente após a chegada do documento(seja físico ou virtual). O difícil é o resgate. Aí temos duas opções:
1) Arregaçar as mangas e COMEÇAR: Escolha uma pilha de papel para começar e item a item dê um destino a ele. Lixo, arquivar (segundo a taxonomia) ou pasta de itens em execução. Nunca coloque na pilha "depois eu vejo", pois senão este trabalho não vai terminar nunca.
2) Contratar um profissional para este trabalho inicial, e manter a organização após tudo organizado. Para este trabalho inicial, recomendo a Le Lilas (www.lelilas.com.br).
Para quem quer tentar sozinho, indico algumas leituras complementares:
Livros:
A Tríade do Tempo de Christian Barbosa, com foco na produtividade pessoal,
Organize-se de Donna Smallin, com foco na organização da sua casa.
Os 7 habitos das pessoas altamente Eficazes, de Stephen R Covey, com foco na produtividade pessoal
Getting Things Done de David Allen, com foco na produtividade pessoal
http://www.triadedotempo.com.br/bn_conteudo_artigos.asp?cod=272&opr=113
http://blog.maistempo.com.br/2008/04/29/e-book-grtis-organizao-pessoal/